Vanaf zondag 1 mei a.s. is het weer mogelijk je aanvragen voor persoonskaarten en/of Persoonslijsten bevatten de gegevens over overleden personen uit de Basisregistratie personen">-lijsten in te dienen. Je doet dit op de gebruikelijke manier door het formulier van onze website te downloaden, in te vullen en op te sturen. Houd echter nog steeds rekening met een verwerkingstijd van enkele weken.

Op 28 oktober 2021 heeft het CBG|Centrum voor familiegeschiedenis een tijdelijke stop afgekondigd op het aanvragen van persoonskaarten. Dit had te maken met een omvangrijk digitaliseringsproject, waarbij alle zes miljoen kaarten werden gescand zodat wij ze op een duurzame manier zouden kunnen bewaren én de inzage voor onze onderzoekers eenvoudiger en sneller konden maken. In de toekomst zal dit een aanzienlijke tijdwinst opleveren, zodat de verwerkingstijd flink kan worden verkort. Extra winst is dat we samen met erfgoedinstellingen meer collecties kunnen ontsluiten door deze digitaal met elkaar te vergelijken. Zo kon onlangs een groot aantal gezinskaarten van Den Haag openbaar worden gemaakt, doordat uit de persoonskaarten bleek dat alle daarin voorkomende personen waren overleden.

Van karton naar data

Voordat het zover is, moet er echter nog wel het een en ander gebeuren. Alle kartonnen kaarten zijn nu weliswaar gescand, maar nog niet geïndexeerd. Dit houdt in dat ze nog niet op naam doorzoekbaar zijn. De kaarten staan nu in een zogenoemd digitaal depot, onderverdeeld in vier perioden (1939-1970, 1971-1980, 1981-1987, en 1988-1994). Dit was ook al zo toen ze nog fysiek in ons depot stonden.

Daarna zijn de kaarten in het digitale depot ingedeeld in een aantal aparte mappen, die de naam hebben van de eerste kaart in de map. Iedere map bevat ongeveer 800 kaarten. Hierin kunnen onze medewerkers digitaal op zoek naar de aangevraagde persoonskaarten, maar voordat de juiste kaart is gevonden, is het dikwijls nodig meerdere kaarten aan te klikken en te openen. Als de overlijdensdatum niet bekend is, moet daarnaast ook nog eens in alle vier de perioden gezocht worden. Dit samen is van invloed op de verwerkingstijd van je aanvraag.

De laatste kaart

Deze (tijdelijke) werkwijze, gecombineerd met het feit dat waarschijnlijk veel mensen hun aanvragen hebben ‘opgespaard’ en nu allemaal in één keer gaan aanvragen, zorgt ervoor dat de verwerkingstijd nog steeds enkele weken zal bedragen. Let op: als je na 27 oktober 2021 een aanvraag hebt ingediend, is deze niet meer in behandeling genomen. Wij vragen je deze opnieuw naar ons op te sturen.

Inmiddels is het project De laatste kaart gestart, waarbij talloze vrijwilligers druk bezig zijn via het platform Vele Handen de gegevens van de kaarten in een database in te voeren. Zodra al deze gegevens zijn gecontroleerd, komen ze in een definitief bestand waarin onze onderzoekers straks de persoonskaarten snel op naam kunnen terugvinden. Helaas is dat natuurlijk pas een feit wanneer echt alle kaarten op die manier zijn geïndexeerd. Wij verwachten dat we zeer binnenkort de mijlpaal van het eerste miljoen zullen bereiken.

Verbeterde scan

Wat nu al een voordeel is als je een persoonskaart aanvraagt, is dat je een verbeterde (kleuren)scan krijgt in plaats van een soms onduidelijke kopie. Daarnaast zullen wij er natuurlijk alles aan doen de verwachte hausse in aanvragen vanaf 1 mei zo snel mogelijk te verwerken.

Abonnement

Heb je een abonnement op de persoonslijsten? Die worden op dit moment verstuurd, zowel digitaal als per post. Wil je meer informatie over deze mogelijkheid, kijk dan hier.

Vragen?

We hebben ons best gedaan je een inkijkje te geven in de procedure rond de aanvraag van persoonskaarten. Mocht je desondanks nog vragen hebben, kun je die mailen naar service@cbg.nl.