Het CBG | Centrum voor familiegeschiedenis is beheerder van het Nationaal Register van Overledenen (NRO), dat bestaat uit de persoonskaarten uit de periode 1939 tot oktober 1994, en de digitale opvolger van het papieren systeem: de persoonslijsten uit de Gemeentelijke Basis Administratie en de opvolgende Basisregistratie Personen, vanaf oktober 1994 tot heden.

Voor archiefinstellingen: Matchen voor openbaarmaking van collecties

Openbaarmaken collecties

Beide verzamelingen betreft alleen overledenen. Met de geïndexeerde data kunnen bestaande collecties worden gematcht op overledenen, bijvoorbeeld in het kader van de AVG. Zo kunnen gegevens eerder en binnen bestaande wetgeving openbaar gemaakt worden.

Matching, of verificatie op het NRO, werkt als volgt. Een instelling levert een bestand aan (bv. Excel) met een aantal velden zoals familienaam, voornaam/initialen, geboortedatum en -plaats, en liefst ook geslacht. Die lijst matcht het CBG op het NRO. Dat gebeurt eerst exact, en daarna via fuzzy search. Dat laatste is vaak nodig, aangezien de aangeboden data niet altijd volledig overeenkomt met de gegevens in het NRO. Het CBG levert het document na verificatie weer terug, waarbij staat aangegeven welke personen een match hebben met het NRO. En dus zijn overleden. Daarnaast geven we bij afwijkingen ook de ‘officiële’ data terug zoals het vermeld in het NRO.

Voor de index op de persoonskaarten geldt dat het CBG vooralsnog alleen kan matchen op voornaam, familienaam, geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland. Meer gegevens zijn nog niet opgenomen in de index. De digitale gegevens op de persoonslijsten geven veel meer informatie over een overledene. Er kan bijvoorbeeld ook op adres of naam van de ouders en/of partner worden gematcht.

Overeenkomst

Voor dat de matching kan worden uitgevoerd, wordt er eerst een overeenkomst afgesloten. Daarbij hoort ook een set met afspraken over hoe de dienst wordt uitgevoerd, een prijsafspraak, en een verwerkersovereenkomst. Die laatste is van belang omdat in de aangeboden data/lijst met namen hoogstwaarschijnlijk ook nog levende mensen staan.

Tarieven

De prijs is afhankelijk van het aantal geleverde namen, het CBG hanteert daar een staffel voor. De prijs is met opzet zo laag mogelijk gehouden voor de erfgoed- en wetenschappelijke sector. In principe worden er opstartkosten gerekend, en de ureninzet van de datamanager om de matching uit te voeren. Het CBG streeft er niet naar winst te maken op deze dienst.

Ervaringen

Deze erfgoedinstellingen maakten gebruik van de Matchingsdienst van het CBG:

• Een van de vaste klanten van onze matching dienst, Stadsarchief Amsterdam -> persoonskaarten openbaarmaking indexgegevens
• Het CBG machte ook voor het Nationaal Archief -> collectie arbeidsinzet
• Het Gemeente Archief Den Haag heeft ook gebruik gemaakt van de matching dienst -> Uitbreiding toegankelijkheid gezinskaarten

Voor bedrijven: Matchen actuele klantenbestanden

Bij het overlijden van een klant die een dienst of product van een bedrijf afneemt, is het belangrijk dat een bedrijf daar zo snel mogelijk van op de hoogte wordt gebracht. Het CBG biedt de mogelijkheid aan een private partij om eenvoudiger en klantvriendelijker hun bestand up-to-date te houden door middel van een verificatie met het Nationaal Register voor Overledenen. Het CBG heeft hier als enige partij toegang toe.

Vraag hier vrijblijvend een offerte op maat aan

Een overlijden wordt in de regel gemeld door de nabestaanden, maar dat vaak niet op tijd, of soms helemaal niet. Voor nabestaanden is de last mogelijk te groot, of zij weten de weg niet voldoende. Bedrijven kunnen helaas niet nagaan of klanten zijn komen te overlijden, met als gevolg dat de dienstverlening onnodig doorloopt. Dat is niet wenselijk voor de nabestaanden die nog post ontvangen en kosten hebben, maar ook niet voor de eigen organisatie. Het komt niet ten goede aan de servicegerichtheid en bovendien heeft de organisatie ook te maken met doorlopende kosten.

Wat is NRO-verificatie?

Het CBG|Centrum voor familiegeschiedenis is beheerder van het Nationaal Register van Overledenen (NRO), dat bestaat uit de persoonskaarten uit de periode 1938 – oktober 1994, en de digitale opvolger van het papieren systeem: de persoonslijsten uit de Gemeentelijke Basis Administratie en de opvolgende Basis Registratie Personen, vanaf oktober 1994 tot heden. Met de gegevens uit het NRO kunnen klantbestanden van bedrijven worden gematcht, zodat duidelijk wordt welke klanten inmiddels zijn overleden. Op deze manier kan de organisatie een snelle en betrouwbare check doen op het moment dat een nabestaande een dienst van de overledene wil beëindigen.

Het CBG is als beheerder van het NRO de enige organisatie die over actuele en betrouwbare gegevens beschikt.

Hoe werkt NRO-verificatie?

Private partijen kunnen op een aantal manier gebruik maken van de matching. Een bedrijf kan ervoor kiezen om eenmalig een bulkactie uit te laten voeren op hun bestand en zo de gehele database op te schonen met als doel de klanten die overleden zijn uit het bestand te kunnen halen. Afhankelijk van de grootte van de database maakt het CBG een offerte op maat.

Matching kan ook op terugkerende basis plaatsvinden, waarbij het klantenbestand duurzaam up-to-date blijft.

Bij beide opties wordt geverifieerd op basis van overlijdensaktenummer, postcode, huisnummer, geboortedatum en geboorteplaats.

Uitgangspunt is altijd dat de matching de burger moet dienen. Het CBG dient de private partijen niet uit winstoogmerk of ander commercieel belang, maar vanuit de gedachte de burger te helpen, hetzij op financieel vlak (er wordt niet langer betaald voor diensten vanwege overlijden), hetzij dat door een match, de nabestaande niet langer lastiggevallen wordt met berichten vanuit de private partij.

Offerte

Afhankelijk van de aard van de vraag en de grootte en opbouw van het klantenbestand of database wordt een offerte op maat uitgebracht.