De jaarlijkse Archiefdagen vonden afgelopen maandag 11 en dinsdag 12 juni in Venlo plaats in het fraai gelegen Theater De Maaspoort met uitzicht over de rivier. Dit congres voor archiefmedewerkers en informatiespecialisten is de ideale plek om collega’s uit het werkveld te ontmoeten en ervaringen uit te wisselen. Tijdens een tweedaags programma staat het beroep van de archivaris ter discussie aan de hand van het thema grenzeloos. Dit jaar was de organisatie in handen van de commissie Archiefdagen en het gastarchief Gemeentearchief Venlo.

De jaarlijkse Archiefdagen zijn een must voor elke archivaris en informatiespecialist.

Door Vera Weterings

Binnen het thema ‘grenzeloos’ kwamen gedurende het congres vraagstukken aan de orde als: Hoe zorgen we voor een grenzeloze toegankelijkheid van archieven en collecties? Waar liggen grenzen in verband met openbaarheid, privacy of auteursrecht? Welke gevolgen gaan algoritmes hebben voor het beheer en gebruik van archieven? Wat wordt de betekenis van ‘archiving by design’? En welke grenzen hebben archivarissen zelf? Hoe zorgen we ervoor dat de achtergrond van nieuwe collega’s in de archiefsector aansluit op de eisen van de nabije toekomst? Het thema ‘grenzeloos’ is mede ingegeven door de ligging en de internationale oriëntatie van gaststad Venlo, maar vooral ook in overdrachtelijke zin voor iedere professional in de archiefsector van belang.

De Archiefdagen bieden alle tijd voor collegiale ontmoeting en uitwisseling én een inspirerend inhoudelijk programma.

Samen konden vakgenoten twee dagen lang de grenzen aftasten van de vele zaken waarmee het archief tegenwoordig te maken heeft. En natuurlijk was er een inspirerend inhoudelijk programma. Sprekers uit het archief- en informatievakgebied, maar zeker ook van daarbuiten, zorgden voor prikkelende presentaties, discussies, rondetafelgesprekken en nog veel meer. Twee dagen lang bruiste het in Venlo van de archivarissen die zich lieten bijpraten over de nieuwste ontwikkelingen en uitdagingen aan de hand van een inhoudelijk programma met presentaties, discussies, rondetafelgesprekken en nog veel meer. Gezien de breedte van het programma moet voor een indruk voor de lezer volstaan hier een greep te doen uit de vele sprekers en bijeenkomsten die tijdens de conferentie de revue passeerden.

Opening Archiefdagen

De Archiefdagen – voorheen bekend onder de noemer KVAN-dagen – werden geopend door Hildo van Engen, voorzitter van de commissie Archiefdagen. In zijn inleidende woorden gaf hij aan dat met de Archiefdagen de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) nog nauwer proberen samen te werken en het congres met de nieuwe naam toegankelijker proberen te maken voor de gehele breedte van het werkveld. Hannie Kool-Blokland, voorzitter van de KVAN, sloot hier met haar woorden bij aan en verwees naar het oude gezegde:

“Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder.”

Kool-Blokland ging ook nog wat dieper in op het thema van het congres, een thema waarbij je veelt kunt filosoferen over het oude en nieuwe, het regionale en internationale en het digitale en analoge. Kortom, een ideaal thema voor de integrale gedachtevorming over het archiefvak en waarbij je de vele vernieuwingen van het vak kunt onderbrengen.

Interview Arie Slob

Na deze inleidende woorden ging Kool-Blokland samen met Chantal Keijsper, voorzitter van BRAIN, in gesprek met minister Arie Slob van Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media over de actuele ontwikkelingen in de archiefsector en zijn ervaringen in het veld. Slob is namelijk twee jaar lang directeur van Historisch Centrum Overijssel geweest. In die tijd heeft hij volgens eigen zeggen geleerd dat de archiefsector er een is waarin met veel passie gewerkt wordt aan informatiebeheer. Hoewel het stereotype beeld van de sector nog steeds is dat een archief stoffig is, heeft hij gezien dat het tegenovergestelde het geval is. Het archiefvak is belangrijk om al het moois dat al eeuwenlang bewaard is onder de mensen te brengen. Mensen uit de archiefsector doen dit met veel warmte en liefde, maar er zit nog veel onder de radar wat meer boven mag drijven. De maatschappelijke relevantie is groter dan ooit: informatie is van belang, net als de beschikbaarheid van data. Volgens Slob is het dan ook de uitdaging om samen te werken en te laten zien wat voor een mooi vak het is.

“Benadruk de maatschappelijke belangen van archieven om het imago te verbeteren.”

Archieven zijn echter niet echt ‘sexy’, daarbij bestaat er in zekere zin een vanzelfsprekendheid dat het informatiebeheer op orde is, waardoor er over het algemeen alleen aandacht vanuit de media is wanneer het niet goed gaat. Het blijft knokken voor relevantie.

Daarnaast maakte Slob bekend dat er wordt gewerkt aan een nieuwe Archiefwet waarbij overheidsinformatie eerder in een openbaar archief komt wat de wens naar meer transparantie tegemoet komt. Volgens dit voorstel moet overheidsinformatie na tien jaar standaard overgebracht worden naar een toegankelijk archief. Nu staat daar nog twintig jaar voor. Met de vernieuwing zal belangrijke overheidsinformatie beter bewaard worden en wordt de informatie beter vindbaar en bruikbaar voor huidige en toekomstige generaties. Voor de nieuwe overbrengingstermijn moet de Archiefwet echter gewijzigd worden. Slob zal komend jaar gebruiken voor uitwerking en overleg, onder meer met de provincies, gemeenten en waterschappen. Ook KVAN en BRAIN werken daar graag aan mee. Streven is om de eerste helft van 2019 een wetsvoorstel gereed te hebben voor een openbare raadpleging.

“We gaan werken aan een archiefweet toegespitst op deze tijd”

Naast deze vernieuwing van de Archiefwet kwamen ook de beperkingen van de AVG ter sprake waarbij archieven zorgvuldig met privacy-beleid en rechtenkwesties dienen om te gaan. Als gevolg hiervan halen veel instellingen materiaal offline en moet aan het publiek worden uitgelegd waarom het materiaal alleen digitaal via de studiezaal beschikbaar komt, maar niet overal digitaal te raadplegen is. Hierbij is het een uitdaging om de zaken goed te regelen terwijl de belangen soms tegenover elkaar staan. Slob: “probeer de verbinding op te zoeken. Er is immers geen absoluut recht op informatie en geen absoluut recht op privacy.”

Keynote ‘archivering by design’

De keynote van de dag werd gehouden door rijksarchivaris Marens Engelhard en Erik Saaman van het Nationaal Archief, een voorschot op het onderwerp ‘archivering by design’ was alvast te lezen in de laatste editie van het Archievenblad. Tijdens de presentatie op de Archiefdagen beet Engelhard het spits af door de noodzaak van archivering by design toe te lichten waarna Saaman inging op de praktische toepassingen.

Het archiefvak is er één om trots op te zijn volgens Engelhard. Het is ontzettend relevant met actuele kwesties als identiteit, fake news en informatievraagstukken is er veel aandacht voor archivering. Ondanks die relevantie wordt nog steeds het monumentale werk van Muller, Feith en Fruin uit 1898 gebruikt om in het archiefvak op terug te grijpen. Het is tijd voor een nieuwe Archiefwet, een opstand der archiefvormers. Zoals eerder die ochtend al te horen was, gaat de nieuwe Archiefwet er ook komen. Volgens Engelhard is dat nog net op tijd. Hoewel er sinds de handleiding van Muller, Feith en Fruin wel diverse methodes en handreikingen zijn geformuleerd, is er geen goede herziene versie toegespitst op de huidige tijd beschikbaar. De archiefsector bevindt zich achter een hoge kluis met daarachter een zee van data die klotst en op het punt van doorbreken staat. Een situatie die niet veel langer vol te houden is.

Archieven lopen aan tegen problemen zoals archiefvormers die zich niet aanpassen. Steeds verder dwalen de archiefvormers af van onze methodiek en principes. Ze willen niet in ons keurslijf van methodes geperst worden. Hoewel ze graag van onze deskundigheid gebruik maken, is onze methodiek vaak niet haalbaar binnen hun organisaties. Hierdoor lopen de achterstanden van overgebracht archief op. In de tijd van Muller, Feith en Fruin werkte dit beter, er waren veel klerken beschikbaar die alle informatie verwerkten. De informatie groeide toen veel minder snel, tegenwoordig is het niet bij te benen met zaken als big data, social media, internet of things, mail en noem het maar op. Als Muller, Feith en Fruin nog onder ons waren geweest, hadden ze dan ook gepleit voor een handleiding 2.0.

Uiteraard betekent dit geen volledige herziening, maar er zijn diverse concepten die toe zijn aan vernieuwing. Neem bijvoorbeeld het centrale concept ‘goede, geordende en toegankelijke staat’. Wat wordt hier exact mee bedoeld? Over het algemeen worden hier archieven onder verstaan die zijn geordend volgens de handleiding, die ordening gebeurt via een werkproces. Is dat echter bij elk materiaal het geval? Een ander aan vernieuwing onderhevig concept is de archiefbewaarplaats. Voorheen was dit puur en alleen een fysieke plek, maar in de huidige tijd van e-depot is dit niet zo zeer een plek, maar eerder een functie. Tot slot zorgt de digitale wereld ervoor dat het concept vernietiging ook steeds lastiger vol te houden is; wanneer is iets echt vernietigd in cyberspace?

Kortom, de herziening van de Archiefwet en de nieuwe methodiek van archivering by design is niet alleen een gevecht tussen de zorgdrager en archivaris, maar ook één van de archivaris met de gevestigde archivarismentaliteit. Selectie op basis van functie past niet in het plaatje, althans dat denken we. We kunnen alleen de gangbare praktijk los laten als we zeker zijn van onze kerndoelen. Engelhard: “In tijden van verandering is het goed te memoreren waar we het voor doen. Dat vraagt enige bezinning. Wat is in weerwil van alle veranderingen een continuïteit? De kernwaarden en doelen van archivering staat recht overeind: het kunnen reconstrueren van werkprocessen voor bedrijfsvoering, verantwoording en democratie, rechtsvinding en bewijs, onderzoek en erfgoed.” Volgens Engelhard moet we onszelf en de opstandige archiefvormers toestaan meer vrijheid te nemen, die vrijheid hebben we immers hard nodig. Engelhard: “Als we dit in ons hoofd houden, kunnen we meer gaan experimenteren.”

Na deze inspirerende woorden nam Saaman het stokje van Engelhard over om wat praktische voorbeelden met de zaal te delen. Hij gaf aan dat archivering by design een ideale ontwikkelmethode is voor het (her)ontwerpen van informatiesystemen. Niet alleen omdat je met de methode direct aan de slag gaat en dus eerder resultaat hebt, maar vooral ook omdat je gebruik maakt van veranderingen die plaats vinden en hierdoor betere aansluiting kunt vinden bij de wensen en mogelijkheden van archiefvormers en er überhaupt meer ruimte is voor nieuwe manieren van werken. Zo staat de archiefvormer in het proces centraal en maak je bijvoorbeeld gebruik van de taal, argumenten en instrumenten van de archiefvormer. Het denken als ontwerper is hierbij van groot belang. Denk hierbij aan het begrijpen van de behoeftes, problemen en oorzaken; het bieden van creatieve ruimte voor diverse oplossingen; het testen en leren van fouten; en het toepassen van geslaagde oplossingen. Deze methode zorgt ervoor dat nieuwe ideeën een kans krijgen, er meer draagvlak is en de betrokkenen daardoor meer inzichten meenemen naar vervolgprojecten. Een laatste tip van Saaman: stel vooral ook bestaande instrumenten ter discussie.

Kennisnetwerk Informatie en Archief

Hierna was het tijd voor een korte pauze waarna Keijsper samen met Diana Teunissen van het Nationaal Archief het woord nam om de aanwezigen wat meer te vertellen over dé ontmoetingsplaats voor professionals in de archief- en informatiewereld; het Kennisnetwerk Informatie en Archief. Kortweg: KIA, een netwerk waar je kunt meedenken en discussiëren over ontwikkelingen, vragen en problemen binnen het vak. In de zaal was het platform onder de meeste aanwezigen al bekend en het meerendeel was zelfs ook al lid van één van de groepen, maar de actieve deelname bleef achter. Keijsper en Teunisse benadrukten ook dat je kennis delen niet kunt afdwingen, daarom wordt met KIA geprobeerd de meest geschikte condities te creëren als voedingsbodem voor kennisdeling. De diverse kennisplatforms op KIA zijn themagerichte samenwerkingsruimte. Binnen die platforms wordt zo veel mogelijk ingespeeld op de actualiteit, denk hierbij aan veranderende klantwensen, nieuwe werkwijzen en veranderende wet- en regelgevingen. Deze vernieuwingen vragen om een flexibele attitude van archivarissen om adequaat te handelen en met oplossingen te komen. In de platforms is ruimte om met elkaar in discussie te gaan en informatie te delen. Echter niet alles leent zich voor online communicatie, ontmoetingen zijn ook belangrijk, daarom worden er ook expertgroepen, sessies en studiedagen georganiseerd.

Samenwerking lijkt eenvoudig, maar dat is hartstikke lastig om goed te organiseren. Wat zijn succesfactoren? Een duidelijk, gemeenschappelijk doel; duidelijk benoeming van rollen in de samenwerking en een constructieve sfeer. Alleen dan heeft samenwerken meerwaarde. Elke platform heeft een zogenoemde aanjager die de samenwerking zo veel mogelijk probeert te stimuleren. Die aanjagers werden tijdens de Archiefdagen in het zonnetje gezet vanwege hun inzet.

Digitale klantenkunde

Na deze informatieovervloed was het tijd voor de lunch zodat alle aanwezigen er daarna weer tegenaan konden voor de middagsessies. Ik koos voor de presentatie van Christian van der Ven van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). De titel van zijn presentatie ‘Digitale klanten houden van oude vrouwen (en 22 andere dingen die je altijd al van ze wilde weten maar nooit durfde vragen)’ sprak voor mij tot de verbeelding en dat werd in zijn lezing meer dan waar gemaakt. Van der Ven gaf een fijn helder verhaal over klantenkunde en de digitale wereld. Binnen de veilige grenzen van de studiezalen van archieven zijn de bezoekers bekend, we kennen ze van haver tot gort. We weten wie ze zijn en waar hun wortels liggen. We weten wat voor onderzoek ze doen en welke stukken ze raadplegen. Weten wanneer ze weer komen of waarom ze een keertje overslaan. Weten zelfs hun hobby’s en vaak de namen van hun kleinkinderen. We kennen ze, hebben ze léren kennen. Hoe anders is dat met onze digitale klanten? Van Brabant tot Australië, van om de hoek tot in Chili, onze digitale klanten komen van overal. Het zijn onbekenden voor ons, vaak niet meer dan een klik en een pageview, in het gunstigste geval een foto op Facebook. Verreweg het grootste deel van ons publiek en we weten eigenlijk niets van ze. Gek is dat eigenlijk. Volgens Van der Ven is het dan ook noodzakelijk om over de grenzen van onze klantenkunde heen te gaan en ook digitaal op zoek te gaan. Webanalytics zijn daarbij een veilige methode, veel gedurfder is gebruikersonderzoek bij persoonlijke chatsessies.

Op de nuchtere manier die past bij Van der Ven gebruikte hij een herinnering aan zijn vakantiebaantje bij de Efteling om aan te tonen hoe belangrijk aandacht is en wat een beetje aandacht kan doen voor de beleving van een klant: ondanks drukte toch het eten netjes uitdienen en niet gehaast. Toen werd voor hem ook duidelijk: publiek heeft niet zo zeer aandacht nodig, maar klanten wél. Van der Ven:

“Digitale klanten bestaan niet, iedere klik is een mens van vlees en bloed die vol nieuwsgierigheid en bravoure om het hoekje van jouw studiezaal kijkt, mét verwachtingen op zoek naar vondsten in jouw collectie.”

Als je op die manier tegen de digitale dienstverlening aankijkt, bestaat dienstverlening voor het grootste deel uit aandacht en dat staat niet per definitie gelijk aan meer tijdsinvestering. Sterker nog onderzoek in de zorg heeft aangetoond dat het zelfs minder tijd kan kosten. Zo zijn metingen gedaan bij een dokter die bij zijn ronde patiënten staand en zittend informeerde. De staande dokter was langer aanwezig en had toch de indruk gehaaster over te komen en minder aandacht te hebben voor de patiënt. In werkelijkheid echter was de zittende dokter korter aanwezig, terwijl de patiënten het gevoel hadden dat hij veel langer aanwezig was en de tijd voor ze nam. Als archieven kunnen we hier veel van leren. Hoe kunnen we het persoonlijker maken? Door klanten te leren kennen, uitdagingen daarbij zijn vraagstukken als: ben ik er voor mijn klanten? Wanneer zijn ze online? Welke kanalen kiezen ze? Wanneer dreigen ze af te haken?

Uit onderzoek van de kwaliteitsmonitor van archieven blijkt dat 57% van álle klanten de voorkeur geeft aan chat boven telefoon of mail en zo’n 9% heeft behoefte om buiten kantooruren geholpen te worden. Toch chat het merendeel van de archieven in Nederland niet. Bij het BHIC heeft Hilde Jansma onderzoek gedaan naar klanttevredenheid en de klantreis. Hieruit bleek dat de hoogste tevredenheid werd gehaald bij vragen die via digitale kanalen werden afgehandeld. De webwinkels zijn zich al langer bewust van deze trend en spelen hier op in door drempelverlagende modellen als click-to-chat en click-to-call functionaliteiten. Onderzoek van Forrester Research heeft ook aangetoond dat dit werkt: 38% van de klanten geeft aan dat hun beslissing tot aankoop direct beïnvloed is door click-to-chat en pro-actieve click-to-chat ondervangt zo’n 30 tot 40% van de afhakers tijdens het bestelproces. Uit datzelfde onderzoek bleek dat maar liefst 88% van de klanten meer geneigd is contact op te nemen als een bedrijf click-to-call aanbiedt en dat pro-actieve click-to-call een kwart van de afhakers op een website ondervangt. 

Om terug te komen op die afhakers: zo’n 85% van de organisaties heeft geen idee waarom klanten de website verlaten zonder conversie, terwijl dat met event tracking wel inzichtelijker gemaakt kan worden. Hiermee kun je bijvoorbeeld zien hoe vaak mensen op een chat klikken als deze niet beschikbaar is of op welke pagina men afhaakt. Zo is op Wat staat daer?, de oefentool voor paleografie, geanalyseerd bij welke oefeningen mensen afhaken door waarden aan de pagina’s te hangen. Ook zijn er hulpmiddelen om het afhaken te voorkomen, denk aan contextgevoelige informatie. Hierbij moet je denken aan commerciële sites als Booking die aangeven dat er nog één kamer beschikbaar is of Bol die wijst op gratis verzendkosten. Ook in de erfgoedsector wordt het al voorzicht toegepast. Zo verschijnt er bij Delpher bijvoorbeeld een pop-up met tips om de zoekopdracht te verfijnen om minder resultaten te genereren. Verder heeft het Anne Frank Huis een chat-bot.

Om te weten hoe je jouw klanten het beste bedient, is het van belang dat je ze leert kennen. Dat doe je door met ze in gesprek te gaan, vragen te stellen, observaties en metingen. Een simpel voorbeeld: veel archieven gebruiken de term beeldbank, terwijl veel mensen die term niet snappen en simpelweg op ‘foto’ zoeken. Datzelfde probleem geldt voor de term bouwdossier, de meest gebruikte zoekterm is ‘bouwtekening’. Kern van de boodschap van het verhaal van Van der Ven? Geef je klant aandacht, help ze op de tijden en kanalen waar ze zich bevinden en leer ze kennen.

De virtuele archivaris

De kruidenier, de videotheek, het postkantoor en het lokale bankgebouw. Allemaal uit het straatbeeld verdwenen, terwijl we nog wel onze boodschappen doen, films kijken, post versturen en bankieren. Online en aan de keukentafel. Welk lot wacht onze archiefinstellingen? Julia Romijn (Gelders Archief), Marc Schuil (Historisch Centrum Overijssel), Con Sadée en Ruud Yap (beiden Nationaal Archief) gaven in een sessie hun ideeën op het voorsorteren op een toekomst waarin de archieffunctie virtualiseert en digitaal niet langer locatiegebonden is. Van oorsprong was de archieffunctie immers erg gebonden aan een fysieke plek en was het ondenkbaar om de studiezaal op een andere plek neer te zetten of beperkt te openen. Nog steeds zijn veel studiezalen heel locatiegebonden, maar die locatiegebondenheid past niet meer, door de digitalisering van onze dienstverlening en met het beheer van digitale collecties verdwijnt de afhankelijkheid van fysieke locaties. Locatie-onafhankelijk biedt kansen voor de manier waarop we binnen netwerken samenwerken en inprikken op een infrastructuur; voor het efficiënter inrichten van onze dienstverlening; en voor hoe we ons als archiefprofessionals aanpassen aan de nieuwe werkelijkheid. Aan de hand van korte presentaties schetsten zij zelf eerst een beeld over een drietal thema’s waarna ze met de zaal de discussie aangingen aan de hand van diverse stellingen.

Sadée beet het spits af met het thema infrastructuur en filosofeerde hierin over de toekomst van archieven waarbij volgens hem informatie niet meer beperkt is tot organisaties en locaties, maar informatie onderling verbonden is in ketens en netwerken aan de hand van gedeelde digitale infrastructuur voor duurzaam beheer en toegang. Die samenwerking biedt nieuwe kansen voor nieuwe organisatie- en dienstverleningsvormen. Hoewel het klinkt als toekomstmuziek, bestaat er al een gedeelde digitale infrastructuur voor archiefinstellingen, neem bijvoorbeeld de Brabantse archieven die samenwerken in een chatdienst.

Hierna was het de beurt aan Schuil met zijn thema dienstverlening. Volgens Schuil is de toekomst van dienstverlening zowel efficiënter en kwalitatiever, hiermee doelt hij op de visie waarin de klant het beste uit hele netwerk tot zijn beschikking heeft en niet alleen meer het beste van één organisatie doordat er meer wordt samengewerkt. In zijn idee wisselen organisaties hun professionals uit, wat heden ten dage ook al af en toe gebeurt.

Tot slot vertelde Yap over de archiefprofessional en hoe deze niet zozeer verbonden is aan een specifieke branche of instelling, maar een netwerk van archiefprofessionals. Deze professionals delen hun kennis en kunde binnen het netwerk over de grenzen van hun eigen organisatie heen en werken via een netwerk dat plaats- en tijd-onafhankelijk is voor, met en bij elkaar. Hierdoor zijn we als archiefinstellingen niet meer afhankelijk van de kennis die we zelf in huis hebben, maar die in het netwerk te vinden is.

Na deze korte visies was het tijd voor een aantal stellingen. Allereerst bracht het publiek zijn stem uit op de stelling ‘een gedeelde schaalbare digitale infrastructuur is een randvoorwaarde om samen in te kunnen spelen op de uitdagingen waar informatiemanagement voor staat op weg naar duurzaam beheer en toegang van informatie’. De meningen waren verdeeld, met een kleine meerderheid die het eens was met de stelling. Hierna werd de volgende stelling getoetst ‘hogere kwaliteit en meer efficiëntie in dienstverlening door (virtuele) concentratie van expertise, mag ten koste gaan van de zelfstandigheid van een individuele archiefinstelling.’ Deze stelling leverde een duidelijke voorkeur op, het overgrote merendeel van de aanwezige wat het eens. Tot slot kreeg het publiek de volgende stelling voor de kiezen: ‘specialisatie maakt een individuele professional kwetsbaar; in een veranderende omgeving heeft een generalist meer kans op overleving dan een specialist omdat hij/zich makkelijker kan aanpassen.’ Deze stelling leverde diverse antwoorden op, waarbij het merendeel van de aanwezigen aangaf het oneens te zijn met de stelling omdat specialisten meer weten dan een generalist en je nooit alleen staat binnen een netwerk.

Een portaalsite voor Brugs erfgoed

De laatste parallelsessie van de dag ging over de website Erfgoedbrugge waarbij Jan D'hondt van Stadsarchief Brugge vertelde hoe de diverse collecties via één website met één zoekrobot bij elkaar zijn gebracht. In 2001 was Brugge de eerste stad in België die beschikte over een historische beeldbank met vooral de fotoverzamelingen van het Stadsarchief en de Dienst Monumentenzorg. In datzelfde jaar werd de website historischebronnenbrugge.be in het leven geroepen. In de volgende jaren kreeg Brugge een verhalenbank en een historisch geo-loket. De museale collecties vonden hun digitale ontsluiting in de provinciale databank Erfgoedinzicht. Tenslotte was het Stadsarchief gestart met de uitbouw van een virtuele leeszaal en was de Brugse erfgoedbibliotheek aan het uitkijken voor een digitale historische krantenbank. Al met al een mooi aanbod van tal van erfgoedwebsites, maar in een heel erg verspreide slagorde. Voor de geïnteresseerde erfgoedbezoeker werd het steeds moeilijker zijn weg te vinden naar de diverse Brugse erfgoedsites. Hierdoor werd het niet meer wenselijk om voor elk soort erfgoeddata een nieuwe publiekstoepassing, oftewel website, te maken. samen gingen de erfgoedinstanties op zoek naar een geïntegreerde oplossing voor de lange termijn. De overtuiging groeide dat de ontsluiting en presentatie van erfgoedcollecties de grenzen van een organisatie diende te overstijgen en het idee voor een centrale laag en portaalwebsite ontstond.

In 2013 is begonnen met een analyse van de toen bestaande databanken in Brugge en werden de diverse databanken en leveranciers in kaart gebracht. Vervolgens is in 2015 aan de slag gegaan met de eisen die aan de nieuwe website werden gesteld. Zo moest de nieuwe site de rijkdom en diversiteit van de Brugse erfgoedcollecties tonen aan het publiek, één kalender hebben voor alle erfgoedactiviteiten, de collecties samen én makkelijker doorzoekbaar maken, de collecties mobiel aanbieden en de collecties als basis gebruiken voor andere toepassingen. De website werd december 2016 gelanceerd en brengt momenteel zo’n negentien verschillende collecties samen. De bezoeker krijgt op dit platform een compleet overzicht en kan met één zoekwoord in de verschillende erfgoeddatabanken tegelijk zoeken. De digitale grenzen tussen de erfgoedinstellingen en hun collecties worden zo meer en meer weggewerkt.

Wat staat daer?

Gelijktijdig met de presentatie over Erfgoedbrugge werd  ook een presentatie gehouden over Wat staat dear? Dat is de online oefentool voor het lezen van oude handschriften. Op de website kan al puzzelend de vaardigheid van paleografie worden vergroot. Beginners kunnen starten met het herkennen van losse letters en woorden. Reikt de kennis al wat verder? Dan wacht een transcriptie van een complete tekst. Er kan geoefend worden op verschillende niveaus van moeilijkheid. Hoe meer ‘veren’ hoe moeilijker de tekst. De teksten zijn ingedeeld in thema’s als stad en land, van wieg tot graf, oorlog en rampen, om een eerste idee te krijgen waar ze over gaan. Naast de oefeningen is er ook een forum waarop bezoekers vragen kunnen stellen aan elkaar. Er is een paleo-puzzel en regelmatig verschijnt er een nieuwe tekst als ‘aanrader’.

Wat staat daer? is eind 2016 op initatief van drie Brabantse archiefdiensten gelanceerd; het Brabants Historisch Informatie Centrum, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven en Regionaal Archief Tilburg. In 2017 voegde Het Utrechts Archief zich bij het platform en tijdens de laatste editie van Familiegeschiedenis in de Buurt maakte ook het Noord-Hollands Archief bekend zich te hebben aangesloten. Tijdens de Archiefdagen werd de samenwerking met het Regionaal Historisch Centrum Limburg bekend gemaakt en een video over het schrift gelanceerd. Ook is uitgelegd hoe collega-archiefdiensten kunnen deelnemen aan deze website.

Het schrift heeft een enorme ontwikkeling doorgemaakt voordat het werd zoals we het nu kennen. En dat valt op als je oude teksten probeert te lezen. In een korte animatie word je in vogelvlucht meegenomen langs de geschiedenis van ons schrift. De animatie is gemaakt in opdracht van Wat staat daer? door studenten van de Hogeschool voor de Kunsten in Utrecht, met ondersteuning van het CBG|Centrum voor familiegeschiedenis.

Jonge Archivaris van het Jaar 2018

Aan het einde van de middag kwamen alle aanwezigen bij elkaar voor de uitreiking van de jury- en publieksprijs van de Jonge Archivaris van het Jaar 2018. Deze verkiezing werd dit jaar voor het eerst georganiseerd om startende archivarissen extra in de spotlights te zetten en daarmee aan te moedigen bij het realiseren van hun plannen. In dit eerste jaar was het thema ‘Digitaal zit in je DNA’. Met een vakgebied dat constant in beweging is kunnen archivarissen niet langer blijven doen wat ze in de papieren situatie deden. Steeds meer instellingen maken de transformatie naar een ‘digitaal bestendige’ organisatie. Jonge archivarissen spelen daarin een belangrijke rol. Door hun recent afgeronde opleiding, in een tijdperk waar digitaal steeds vaker de norm is, kijken zij anders naar het vak. Zij kunnen de transformatie sneller herkennen en concrete plannen formuleren en uitvoeren. Digitaal denken en digitaal doen wordt door een jonge archivaris sneller als vanzelfsprekend ervaren.

De juryprijs ging naar Welmoed Bons van het Nederlands Instituut voor Militaire Historie en de publieksprijs naar Lise Koning, werkzaam bij het Noord-Hollands Archief. Bons ontving de prijs voor haar bijdrage aan de inhaalslag om de archieven van het NIMH te digitaliseren. Koning wist het publiek mee te krijgen door haar bijdrage aan Geschiedenislokaal023, een educatieve website met Haarlemse historische bronnen. Hiermee kwamen de inhoudelijke sessies van de dag tot een einde en was het tijd voor een borrel in het stadhuis met een korte toespraak van de burgemeester van Venlo.

Afsluiting eerste dag

Op de prachtige historische locatie van het stadhuis van de stad Venlo sprak burgemeester Antoin Scholten over de historie van de stad en de locatie die in 1374 was gekocht als raad- en vleeschhuis. In 1597 werd het gebouw vervangen door het huidige pand. Het nieuwe stadhuis had grote ronde poorten waardoor karren naar binnen konden om hun vracht te laten wegen op de Stadsmeelwaagh. Tegenwoordig is het pand in gebruik als stadhuis, maar door de jaren heen heeft het diverse functies gehad, waaronder politiebureau, gevangenis, eierveiling, brandweer en Centraal Bureau der Telephoon.

Na de borrel was het tijd voor het congresdiner in Domani, een cultureel podium in een middeleeuwse kapel in het hartje van de stad. De kapel werd in 1416 in gebruik genomen door de begijnen. In 1798, in de Franse tijd, werd het klooster geconfisqueerd en daarna particulier bezit. Sinds 2003 heeft de kapel een culturele rol gekregen onder de naam Domani, een Latijnse verwijzing naar het woord ‘toekomst’ of ‘morgen’ en de Dominicanen.

Opening tweede dag

Na een kort welkom door voorzitter van de Archiefdagen-commissie Hildo van Engen gaf Chantal Keijsper, voorzitter van BRAIN, en terugblik op de eerste dag en werden de motivatievideo’s van de winnaars van de publieksprijs en juryprijs van de verkiezing van de Jonge Archivaris van het Jaar 2018 vertoond; respectievelijk Lise Koning en Welmoed Bons.  Hierna lanceerde Keijsper de nieuwe website waarop KVAN en BRAIN zich samen presenteren: www.kvanbrain.nl. Ook werd de Morrenstichting nog even onder de aandacht gebracht die zich tegenwoordig meer richt op migrantengeschiedenis. De nieuwe speerpunten van de stichting zijn onder meer het stimuleren van organisaties bij het vastleggen en beheren van migrantengeschiedenis én het faciliteren van mensen afkomstig uit een migrantengemeenschap bij het kunnen uitoefenen van de archiefprofessie.

Keynote George Parker

Vervolgens was het tijd voor grenzeloos denker en doener George Parker die zichzelf in tien zeer uiteenlopende carrières opnieuw heeft uitgevonden. Zo werkte Parker in de gezondheidszorg, was programmeur, sales, (project)manager, trainer, consultant, illusionist, illustrator, maakte theatershows, werd auteur en spreker. In een levendige show liet hij op basis van zijn ervaring zien wat het is om binnen grenzen te denken en te handelen: dat werkt goed, tot het niet meer werkt. Dan zul je grenzeloos moeten denken over je toekomst en iemand moeten worden die in die toekomst past. Parker hield het publiek een spiegel voor en verraste met diverse trucs waarmee hij benadrukt dat de beperking van denken is dat het is gedefinieerd door het verleden. Out of the box denken helpt met het vinden van nieuwe mogelijkheden.

Historie van Venlo

Na de verfrissende presentatie van Parker was het tijd voor de algemene ledenvergadering van KVAN en BRAIN die werd gevolgd door de lunchpauze. Hierna maakte ik van de gelegenheid gebruik om historisch Venlo te leren kennen: ik ging mee met een stadswandeling onder leiding van een gids. Venlo is een stad die al zo’n 675 jaar stadsrechten heeft, maar daarvoor al een belangrijke locatie was. Door de strategische plek aan het water was Venlo een belangrijke handelsstad in de Middeleeuwen, maar daardoor ook een gewilde prooi voor afwisselende bezetters. Zo was Venlo Spaans, Staats en Frans. Nadat de Fransen vertrokken waren werd Venlo, in de nieuw gevormde provincie Limburg, onderdeel van het Verenigd Koninkrijk der Nederlanden. Halverwege de negentiende eeuw werden de stadsmuren gesloopt en breidde de stad zich flink uit langs de toegangswegen en over de buitengebieden. Van het historisch centrum van Venlo is door de Tweede Wereldoorlog helaas niet veel meer over, de stad heeft flink te lijden gehad onder de bombardementen van geallieerde troepen. De strategische brug was het doel, maar de stad werd ook zwaar getroffen. Na de oorlog werd de stad in rap tempo opgebouwd zonder veel oog te hebben voor het erfgoed. Opruimen en snel nieuw maken, was het devies.

Kort geleden heeft de gemeente voor de Floriade veel geïnvesteerd in achterstallig onderhoud van de binnenstad. De stad moest immers 'af' zijn om gasten uit de hele wereld te ontvangen, het resultaat mag er wezen. De binnenstad mag zich weer met recht een historische binnenstad noemen, de Maasboulevard is een échte boulevard geworden en de toegang tot de stad is verbeterd. Ondanks de modernisering heeft de binnenstad nog steeds de historische stratenstructuur die zelfs al in de Romeinse tijd gebruikt werd.

Tijdens de wandeling bezochten we een van de weinige delen die bewaard zijn gebleven van de oude stadsmuren. Vestingstad Venlo had vier stadspoorten. Deze bestonden uit twee dicht bij elkaar staande torens, waartussen houten poortdeuren, beslagen met ijzerwerk, waren bevestigd. Alle vestingwerken van de stad zijn gesloopt, maar op twee plaatsen is nog een klein stukje bewaard gebleven. Ik bezocht de resten die zichtbaar werden bij het afgraven van de nieuwe Maasboulevard. De binnenkant van deze muur bestaat nog uit oorspronkelijk veertiende-eeuws metselwerk, de buitenkant wordt bepaald door een schil van achttiende-eeuws metselwerk.

Naast deze stadsmuur namen we ook een kijkje in de Sint-Martinuskerk die vernoemd is naar – je raad het al – Sint Maarten. Deze kerk kent een bijzondere bouwgeschiedenis. Hij werd rond het jaar duizend gebouwd in Romaanse stijl op de plek waar een houten voorganger heeft gestaan. In 1480 werd het Romaanse kerkgebouw vervangen door een nieuw gebedshuis. Pal voor de kerk werd toen een stadstoren gebouwd die een paar eeuwen later bij een aardbeving instortte. In 1776 werd een nieuwe toren gebouwd en onder leiding van de beroemde architect Pierre Cuypers (bekend van het Rijksmuseum) werd in 1879 het kerkgebouw uitgebreid en gerestaureerd in neogotische stijl. De kerk leek gespaard te blijven tijdens de Tweede Wereldoorlog, maar vatte toch vlam tijdens een van de vele bombardementen op Venlo. De kerk en toren brandden in november 1944 gedeeltelijk af. Na 1945 werd de kerk in volle glorie gerestaureerd. Naast de bijzondere architectuur is de kerk ook van binnen zeer de moeite waard vanwege de waardevolle kunstschatten, onder andere de gebeeldhouwde barokke preekstoel uit 1701, het door Herman den Potgieter in 1621 vervaardigde koperen doopvont, en het schilderstuk De Boodschap des Engels van Jan van Cleef.

Een leuke verrassing tijdens de wandeling was de Keizerstraat in Venlo die van oudsher in de volksmond bekend stond onder de naam Floddergats. Dit smalle zestiende-eeuwse straatje heeft zijn naam te danken aan het feit dat het vroeger in een modderpoel veranderde bij een paar spatten regen. Het straatje is gelegen tussen het Dominicanenplein en de Parade en dankt zijn huidige naam Keizerstraat aan de legende dat Napoleon deze route nam toen hij de menigte op de Parade wilde vermijden tijdens zijn bezoek aan Venlo. Zijn paard verloor er een hoefijzer en sindsdien heet de straat de Keizerstraat. De straat voert langs het hek dat de Dominicanenkerk omzoomt. Op het hek heeft de Venlose kunstenaar Ger Janssen köpkes (hoofdjes) geplaatst die op humoristische wijze persoonstyperingen en een aantal uitdrukkingen en liedjes uit het Venloos dialect uitbeelden, denk bijvoorbeeld aan een Bäökmoel een kind dat veel schreeuwt, een Potflaaj een ouderwetse vrouw en een Höllewölle een sufferd. Maar er zijn er nog veel meer;  miene Golde (mijn allerliefste), Stronsmedam (kakmadam), Bezjoerder (levensgenieter), Linkmiechel (geslepen vent), Jeneverkoeët (stevige drinker),  Gladjanus (slimmerik) en de Flarus (halve gare).

Geen archivarissen maar algoritmes?

Tijdens de laatste sessie van de Archiefdagen koos ik voor de presentatie van Afelonne Doek van het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis. Zij ging in op de automatische ontsluiting en de rol van archivarissen in de toekomst. In haar presentatie vertelde ze over het toenemende aanbod van digitale archiefcollecties dat op nieuwe manieren automatisch digitaal verwerkt kan worden. De hoeveelheid data is immers vaak te groot om het met huidige, traditionele methoden af te handelen. Bij het IISG, een instituut op het snijvlak van onderzoek en collecties, wordt geëxperimenteerd met nieuwe methoden. Zo wordt bijvoorbeeld tekst-, beeld- en spraakherkenning gebruikt om archiefbeschrijvingen te verrijken. Deok stelt hierbij de vraag of deze nieuwe digitale mogelijkheden het einde betekenen van de traditionele archivaris waarbij inhoudelijke kennis niet langer van belang is. De meningen hierover waren in de zaal sterk verdeeld.

Afsluiting Archiefdagen

Hildo van Engen sloot de Archiefdagen af. Al met al waren het enerverende dagen waarin tal van beroepsbeoefenaars uit het archiefveld elkaar hebben ontmoeten en van gedachten hebben gewisseld. De sprekers zorgden voor genoeg stof tot nadenken waardoor er voor archiefmedewerkers, historici en informatieprofessionals genoeg te horen en te zien was om weer met frisse en nieuwe ideeën een jaar aan de slag te gaan.