Veel van de vragen die het CBG ontvangt over het Indisch Oud-Paspoortarchief hebben we op deze pagina gebundeld in een vraag & antwoord pagina. Heb je een vraag? dan kun je eerst hier kijken of je het antwoord kunt vinden.

1 Wat is het Indisch-Oud Paspoortarchief?

Het CBG beheert namens het ministerie van Buitenlandse Zaken de collectie paspoortaanvragen uit het Indisch Oud-Paspoortarchief.

Eind december 1949 erkende de Nederlandse regering de soevereiniteit van de staat Indonesië. Voor vele Indische Nederlanders was dit een aanleiding om een Nederlands paspoort aan te vragen om naar Nederland of andere landen te kunnen reizen. Bij aanvraag moest worden aangetoond dat de aanvrager de Nederlandse nationaliteit bezat door afstammingsgegevens te verstrekken, die teruggingen tot ten minste 1892 (in dat jaar trad de Wet op het Nederlanderschap in werking). Dankzij deze gegevens, en omdat een bevolkingsregister in Nederlands-Indië ontbrak, zijn de aanvragen in het Indisch Oud-Paspoortarchief een belangrijke bron voor genealogisch onderzoek naar je Nederlands-Indische voorouders.

Welk verhaal vertelt dit archief ons?

De aanvragen voor een paspoort werden gedaan tegen de achtergrond van de wereldgeschiedenis. Tussen 1942-1945, tijdens de Japanse bezetting, was het zaak om de Aziatische afkomst te benadrukken om uit het Japanse interneringskamp te blijven. En na het uitroepen van de onafhankelijkheid op 17 augustus 1945 werd het aannemen van de juiste identiteit een kwestie van levensbelang. Wie een Europese identiteit had was zijn leven niet zeker. Na de soevereiniteitsoverdracht in december 1949 kregen inwoners van voormalig Nederlands-Indië de kans om een Nederlands paspoort aan te vragen, om zich zo makkelijker elders te kunnen vestigen. De Nederlandse regering voerde hier overigens een terughoudend beleid in. Uiteindelijk zijn naar schatting zo’n 350.000 Nederlanders met dit paspoort naar Nederland gereisd om zich daar te vestigen.

Hoe groot is de collectie?

Het Indisch Oud-Paspoortarchief omvat ongeveer 150.000 paspoortaanvragen die bestaan uit een voorgedrukte kartonnen kaart met informatie over de aanvrager en een aangehechte pas- of groepsfoto. Op de voorkant van de kaart staan onder meer geboortedatum en -plaats, nationaliteit, beroep van de aanvrager, zijn eventuele vrouw, kinderen en ouders. Ook bevat de kaart een signalement van de aanvrager en de reden van de paspoortaanvraag. Doordat vrouw, kinderen en ouders genoemd worden zijn er veel meer dan 150.000 personen te traceren via deze bron. Soms stonden hele gezinnen op een kaart en was er ook geen pasfoto, maar een gezinsfoto.

Mijn voorouders wilden na 1949 Indonesie verlaten, maar ik kan hun aanvraag niet vinden. Hoe kan dit?

• Er zitten geen kaarten in het archief van mensen die tussen 1950 en 1959 een andere bestemming kozen dan Nederland en daarheen reisden op een ander dan een Nederlands paspoort, maar die later alsnog naar Nederland kwamen.
• Er zitten evenmin aanvragen in van personen die na 1959 een paspoort aanvroegen. Wel zijn er aanvragen van mensen die na 1959 naar Nederland zijn gekomen, maar die al voor 1959 een paspoort aanvroegen en dat herhaaldelijk lieten verlengen.
• Er zitten geen kaarten in het archief van mensen die reeds voor 1950 een Nederlands paspoort hadden.
• Molukkers, die groepsgewijs kwamen op een beperkt aantal schepen en met de bedoeling om slechts tijdelijk in Nederland te blijven, hebben geen paspoort aangevraagd en ontbreken eveneens in het archief.
• De kaarten bevatten geen KNIL soldaten of ander militair personeel.
• Ook hebben enkele kaarten geen pasfoto bijgevoegd.

2 De paspoortaanvragen

Wat zie ik op de kaart?

De kartonnen kaarten zijn vindbaar op naam en geboortedatum van de hoofdaanvrager. Wanneer er sprake is van een huwelijkspartner wordt deze vermeld zonder geboortedatum. De kaart van deze partner kan afzonderlijk worden opgezocht. Je zal zelf moeten zoeken naar beide kaarten van de partners. Het systeem geeft geen ‘partner van’ aanduiding.

Op de kaarten zien we op de voorkant de volgende genealogische gegevens:

1. Registratienummer
2. (Volledige)naam
3. Geboortedatum
4. Geboorteplaats en -land
5. Nationaliteit
6. Beroep met eventueel de werkgever
7. Huidige vaste woonplaats en adres

gegevens over de vader en de moeder:

1. (volledige)naam
2. Geboortedatum, -plaats en -land
3. Nationaliteit
4. Beroep en werkgever
5. (Indien nog in leven) woonplaats en adres

Verder is op de voorkant van elke kaart ten minste één foto vastgeniet. Wanneer er niet alleen een paspoort voor de aanvrager zelf werd aangevraagd, maar ook voor minderjarige kinderen (vanaf 14 jaar moest men zelf een paspoort aanvragen), staan die eveneens op de foto. De foto’s zijn bijgevolg niet allemaal pasfoto’s, maar er zijn ook groepsportretjes.

Ik zie wel een naam, maar geen scan of foto. Wat betekent dit?

Wanneer wel de naam van de paspoortaanvrager zichtbaar is, maar geen scan of foto, dan is de persoon waarschijnlijk niet meer dan 100 jaar geleden geboren en/of hebben wij de naam niet kunnen matchen met het Nationaal Register Overledenen (NRO), en kunnen we niet aantonen dat de aanvrager is overleden. In dat geval kan het CBG vanwege privacywetgeving de bron niet beschikbaar maken.

Zoeken

• De collectie is doorzoekbaar en raadpleegbaar via CBG-verzamelingen en WieWasWie.
• De paspoortaanvragen uit het Indisch Oud-Paspoortarchief zijn digitaal beschikbaar en de index integraal doorzoekbaar. De kaarten kunnen niet ‘fysiek’ worden ingezien in de studiezaal van het NA/CBG.
• Zoeken in de collectie kan via het volgende pad: cbg.nl>Verzamelingen>Oost-Indsiche bronnen>Deelbibliotheek [dropdown]>Indisch Oud-Paspoortarchief.
• Zoeken kan ook direct op naam via de zoekfunctie op cbg.nl. Bij de zoekresultaten kunnen deze worden verfijnd via Oost-Indische bronnen>Deelbibliotheek [dropdown]> Indisch Oud-Paspoortarchief.

Index

De kaarten uit het Indisch Oud-Paspoortarchief zijn via onze catalogus op naam van de aanvrager op te zoeken. Alle voorkomende namen in de index worden getoond. Een scan van de voorkant van de kaart is alleen te zien als alle daarop genoemde personen zijn overleden (ivm privacywetgeving). Deze kaarten worden ook (tegen betaling) downloadbaar aangeboden. De achterkanten van de kaarten worden om privacyredenen niet getoond.

Downloaden

De index is voor iedereen toegankelijk. Zo zijn de namen en geboortedata zichtbaar. Het bekijken en downloaden van de kaart is alleen mogelijk wanneer de gebruikers is ingelogd via MijnCBG, na betaling voor een Dagtoegang, of na het afsluiten van een abonnement/ Vriendschap. Kijk hier voor meer informatie.

3 Beschikbaarheid en openbaarheid

Zijn alle kaarten beschikbaar?

Alle namen uit de index staan gepubliceerd in de CBG-catalogus en op WieWasWie. Dit betreft zowel paspoortaanvragers, als op de voorkant genoemde partners.

Van alle geïndexeerde personen die zijn overleden wordt ook (na betaling), een scan van de voorkant van de paspoortaanvraag getoond en downloadbaar aangeboden. Dit gaat op in 82% van alle paspoortaanvragen;

Als de geïndexeerde personen niet konden worden gematcht met het NRO, wordt de scan waarop zij staan vernoemd niet getoond in de catalogus;

De achterkanten van de paspoortaanvragen worden niet getoond (want niet geïndexeerd, en dus geen automatische check mogelijk op nog levende personen).

Openbaarheid

Alle paspoortaanvragen die niet digitaal zijn in te zien hebben een beperkte openbaarheid. Ontheffing kan worden aangevraagd door het invullen van het formulier dat je onderaan deze pagina vindt. Inzage wordt verleend bij een aantoonbare juridische reden, of als je kunt aantonen dat er een nauwe verwantschap bestaat met de paspoortaanvrager (eerste en tweedegraads verwantschap: grootouder, ouder, kind, broer, zus).

Inzage niet gepubliceerde delen van het Indisch Oud-Paspoortarchief

Inzage in een paspoortaanvraag die niet met een foto wordt aangeboden op de website (lees: 18% van de voorkanten, en alle achterkanten), is mogelijk via aanvraag van een ontheffing.

Ontheffing wordt alleen verleend als kan worden aangetoond dat er sprake is van eerste- of tweedegraads verwantschap: grootouder, ouder, kind, broer, zus.

Dit doet je door het overdragen van een kopie van een akte uit de burgerlijke stand, geboorteakte, familieadvertentie, een rouwkaart, of anders een omschrijving van je relatie tot de hoofdaanvrager (hoe sta je in de familielijn ten opzichte van de hoofdaanvrager, en waar blijkt dat uit).

In de gevallen dat iemand kan aantonen dat de genoemde personen op de paspoortaanvraag allemaal zijn overleden, kan de betreffende foto worden gepubliceerd op de website. Het CBG zal in eerste instantie een check doen in het NRO. Mocht er meer bewijslast nodig zijn (en de indiener is zeker van zijn zaak), dan ligt de verantwoordelijkheid daarvoor bij de aanvrager.

Procedure ontheffing

Er is sprake van een paspoortaanvraag waar geen afbeelding bij is, of de gebruiker wil inzage in een achterzijde van de kaart. In deze gevallen kan ontheffing worden aangevraagd. Er moet ontheffing aangevraagd worden via het Formulier niet-openbare archieven.

• Download het formulier, vul het in en retourneer het via collectie@cbg.nl
• De aanvraag wordt beoordeeld door de collectiebeheerder van het CBG
• De collectiebeheerder van het CBG verleent binnen twee weken uitsluitsel over de ontheffingsaanvraag.

Publicatie en inzage op onze website

• Alle namen uit de index staan gepubliceerd in onze catalogus en op WieWasWie. Dit betreft zowel paspoortaanvragers, als op de voorkant genoemde partners.
• Van alle geïndexeerde personen die zijn overleden wordt ook (na betaling), een scan van de voorkant van de paspoortaanvraag getoond en downloadbaar aangeboden. Dit gaat op in 82% van alle paspoortaanvragen.
• Als de geïndexeerde personen niet konden worden gematcht met het NRO, wordt de scan waarop zij staan vernoemd niet getoond in de catalogus.
• De achterkanten van de paspoortaanvragen worden niet getoond, In bijzondere gevallen kan ontheffing worden aangevraagd om de achterzijde in te zien. Deze aanvraag zal door de CBG collectiebeheerder worden getoetst en beantwoord.