De indeling van de bevolkingsregisters verschilt per gemeente. In sommige gemeenten werd het bevolkingsregister geordend per straat en van huis tot huis. Elders werden de huishoudens op alfabetische volgorde geregistreerd. Soms werden aparte boeken opgesteld voor dienstboden en knechten of opvarenden van schepen. Ook veel instellingen (‘gestichten’) hielden hun eigen registratie bij.
Omdat de registratie periodiek herhaald werd, komen personen voor in verschillende jaargangen van bevolkingsregisters. Bijvoorbeeld in die van 1870-1880, die van 1880-1890 enzovoort. Dit betekent niet altijd dat de persoon deze gehele periode in die gemeente en op hetzelfde adres woonde.